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问 与 答

对付马拉松会议

办公室日程中往往少不了『会议』一环,会议长短、是否有成效,视乎主持者的技巧及与会者的参与度。

要是你的上司很喜欢『马拉松式会议』,将你的工作日程全数打乱,如何应付?

问:每次开会,短则三小时,长则六小时,令我需加班处理做不完的工作,又常被客户埋怨找不到我,怎办?

答:如上司坚持进行马拉松式会议,而其它与会者同样感到浪费时间,结果只会令众人完成不了手上工作,上司自己也要面对工作危机。先问问自己,你有多大的『心灵力量资源』?即是有多大的『勇气』!有勇气的话,可先计算一下工作所需时间,事先向上司说明:“我于三时要开始手头上的工作,只可参与会议两小时。”如果上司说会议时间不足,你可要求于首两小时先讨论于你有关的事项,否则你的工作将被影响,继而延缓其它进程。谨记,说话时一定要够坚定,才能避免继续卷入马拉松式会议中。没有『勇气』的同事,就继续哑忍吧。上司未必是一个很懂得会议技巧的人,在他进行这些Leading no where(毫无方向)的会议时,不用质疑他的技巧,只须向他表明你的时限,已可解决问题。

问:上司常于会议中发起『头脑风暴』(Brain Storming),表面上很民主,事实上他早有全盘计划,渐渐地同事变得惟命是从,再也激发不起创意,怎办?

答:若同事们也清楚这是怎么一回事:会议只是一个『仪式』,每天再重复地进行,你自问有『勇气』吗?有勇气的话,会议开始前就要问上司:“经理,今天的 agenda(会议程序)是怎样?有什么指示?”单独时向上司说明:“既然每次也不是『头脑风暴』(Brain Storming)而是『脑震荡』(接受不停被否决的挫败),最终只是接受指示,我觉得有点浪费时间、感觉不佳,其它同事也有同感。如果日后有同类型会议,我可以不参与吗?这不只是我一个人的想法,只是我愿冒险跟你说而已。经理,你已有很多优点令大家很喜欢你,如果能取消这种会议模式,大家会更信服你。”既然这是事实,你并不能一直哑忍,如想改善便要主动提出。怕被怪责?上司反而可能因此将你当作是他与下属之间的沟通桥梁,你可能更受重用。

已发表 Tuesday, 31 July, 2007 10:33 编辑 admin
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